Softwarelicenties toevoegen & beheren
Houd elke softwarelicentie bij: hoeveel seats u bezit versus gebruikt, wat het per jaar kost en wanneer het verlengt. Te ruim ingekochte licenties en aankomende verlengingen worden automatisch gesignaleerd, en ongebruikte seats verschijnen als besparing in Kansen.
Stappen
1. Open het toevoegvenster
Klik op Licentie toevoegen in de paginakop. (De knop verschijnt alleen als uw rol gegevens mag bewerken.)
2. Vul de licentiegegevens in
Naam is verplicht. Voeg de Uitgever toe, het aantal Seats totaal en Seats in gebruik, de Kosten per jaar en de Verlengingsdatum. Laat Automatisch verlengen aanstaan als de licentie automatisch verlengt.
3. Opslaan
Klik op Opslaan. De licentie verschijnt in de tabel (gesorteerd op verlengingsdatum) en de KPI-tegels, verlengkalender en Licentie-intelligentie worden direct bijgewerkt.
4. Seats toewijzen of intrekken
Open een licentie en ga naar het tabblad Seats. Klik op + Toewijzen, vul naam en e-mail van de gebruiker in en sla op — In gebruik gaat met één omhoog. Beweeg over een seat en klik op Intrekken om hem weer vrij te geven.
5. Bewerken, verwijderen of verlengingen volgen
Beweeg over een rij voor het potlood (bewerken) en de prullenbak (verwijderen). De verlengkalender rechts kleurt licenties die binnen 45 dagen verlengen (roze) en onderbenutte licenties (amber).
6. Reconciliëer Microsoft 365-seats
Het paneel Microsoft 365 seat-reconciliatie vergelijkt je geregistreerde seats met wat Microsoft 365 daadwerkelijk toewijst en gebruikt. Klik op Nu synchroniseren om terug te winnen kosten te tonen: inactieve seats (toegewezen maar geen recente aanmelding), niet-toegewezen seats (betaald maar niet uitgedeeld) en aantalverschillen, elk met de jaarbesparing. Drie bronnen: (1) Koppel je Entra ID app-registratie voor live per-gebruiker data; (2) geen Entra? Klik op CSV importeren en upload een seat-gebruik export (kolommen: e-mail, product, laatste aanmelding) uit het M365-beheercentrum of een andere SaaS — dezelfde reconciliatie, met de echte gebruikers; (3) anders een gemarkeerde preview op basis van je seataantallen. Bij live data opent de knop Terugwinnen op een inactieve bevinding een goedkeuring — zodra een finance-goedkeurder akkoord geeft, worden de seats in Microsoft 365 ingetrokken en wordt je geregistreerde aantal bijgewerkt.
TIP
Licentie-intelligentie (onder de tabel) toont jaarlijkse verspilling, kosten per actieve gebruiker en consolidatiekansen (zelfde uitgever, meerdere licenties).